Hvordan skape en god og effektiv møtekultur – også digitalt?
Hverdagen endret seg brått i mars 2020, og vi opplever fremdeles endringer som gjør at flere ikke har vært på kontoret siden pandemien startet. Mange er derfor kommet i en situasjon der de enten er medarbeider i, eller leder av, et distanseteam.
Medvind har holdt frokostmøter, workshops og kurs om distanseledelse over flere år. Nå tenker vi å dele noen enkle tips til digitale møter og det å følge opp ansatte på hjemmekontoret:
Arbeide på distanse:
- Avtal en fast møtefrekvens med hele teamet. Det å møtes selv om man ikke har en agenda engasjerer og binder teamet sammen. Vi opplever at mange oppgir det sosiale på jobben som noe av det viktigste for å trives, derfor er det viktig å samles i den grad det er mulig.
- Avtal ukentlige én til én samtaler med medarbeiderne. Gjennomfør møtene selv om det ikke er noe nytt. 10 min på Teams/Zoom kan være nok for å føle at man blir sett, noe alle har behov for.
- Lag gruppearbeid blant medarbeiderne på ulike Teams/Zoom-møter. Strukturer gjerne arbeidet slik at ulike medarbeidere kan jobbe sammen.
Kommunikasjon på distanse:
- Velg én digital plattform for møteaktivitet som gjelder for selskapet, for eksempel Teams eller Zoom.
- Velg kanal avhengig av budskap. Det er bedre å ta en telefon/Teams-samtale enn å sende lange mail.
- Sett gjerne av 5 min i begynnelsen av det digitale møtet til en «kaffeprat» og en runde rundt bordet. Inkluder også de som ikke pleier å si noe.
- Benytt alltid kamera i møtene. Ha gjerne skjermen på en slik avstand at de andre ser kroppsspråket og ikke bare et ansikt – 60 cm er ideelt.
- Ikke mute, et digitalt møte blir mer naturlig, og med bedre interaksjon, om man kan være impulsiv.
- Ikke lag møter med for mange deltagere om dere kan unngå det – da forsvinner dialogen.
- Som leder, slipp de andre til, pass på at det ikke blir enveiskommunikasjon. Still flere nysgjerrige spørsmål enn du ellers ville gjort, og adresser hver enkelt med navn.
- Lag «Digital-lunsj/kaffepause».
Strukturere samarbeid:
- Når man arbeider på distanse er det viktig at målene er klare og tydelige, og at alle kan «se» når de er nådd.
- Operer gjerne med milepæler og delmål, og feire seirene.
- Det er viktig med anerkjennelse og gode tilbakemeldinger på distanse.
- Vær tydelige på hvordan og hvilke beslutninger som er tatt og hva de medfører. Se til at alle har mottatt budskapet.
Vi håper disse enkle tipsene kan gi litt inspirasjon.
Ta gjerne kontakt med oss dersom du ønsker å fordype deg ytterligere i hvordan få en god, effektiv og ikke minst motiverende hverdag på distanse. Vi tar gjerne et digitalt møte med dere for en dialog!